Cuando un cliente llama a tu empresa y salta el mensaje de contestador automático de la centralita de teléfono, recibe una primera impresión de tu negocio. Todas las primeras impresiones son importantes, pero cuando nos referimos a la imagen de nuestra marca, el contar con una voz que convierta a los usuarios de la línea telefónica en clientes mediante la confianza y la profesionalidad, puede ser el factor decisivo. La creación de un guion para los mensajes de contestador de una centralita debe tomarse muy en serio, ya que estamos dirigiéndonos a nuestro cliente mediante una automatización y debemos apoyarnos en la confiabilidad de una voz profesional de un locutor o locutora para transmitir esa cercanía que nos mantenga a la espera con una actitud positiva.

A continuación, te presentamos algunos consejos basados en nuestra experiencia como agencia de voces de locutores para centralitas para crear un guion y realizar una grabación profesional.

Piensa en quién va a escuchar el mensaje de contestador de centralita

Lo primero que tienes que hacer es pensar en quién va a escuchar estos mensajes de contestador de tu centralita. Esto lo puedes saber perfectamente si tienes estudiado a tu público objetivo. Si tu producto o servicio está orientado a un público joven, es mejor que la voz de tu centralita sea una voz joven y dinámica (sin exagerar) y los mensajes estén escritos en un tono más informal. Si tu producto está orientado a un público más adulto, quizá sea mejor utilizar una voz serena y profesional y que los mensajes estén escritos en un tono neutro pero cercano. Por ejemplo:

Público joven – Mensaje de líneas ocupadas

«¡Hola! Gracias por llamar a EMPRESA. Ahora mismo estamos todos los agentes ocupados, pero no te preocupes. En unos momentos te atenderemos. Mientras tanto, te dejamos con un poco de música para tus oídos».

Público adulto – Mensaje de bienvenida de centralita

«Gracias por llamar a EMPRESA. Si desea hablar con el departamento comercial, marque 1. Si desea hablar con el departamento de ventas, marque 2. En cualquier otro caso, espere y será atendido por un operador».

De todas formas, si tu público es general, está bien que mantengas un tono neutro.

Haz los guiones de los mensajes de contestador cortos y concisos

Cuando un cliente llama a tu centralita, generalmente tiene un objetivo claro y no desea que le entretengan. Solo quieren escuchar lo que es importante para ellos. Tomando como punto de partida a los clientes, tu centralita debe darles rápidamente la información o la solución que necesitan. Normalmente, nuestra memoria sobrepasa su capacidad de escuchar cuando hay más de cinco opciones. Añadir opciones innecesarias solo logrará confundir y frustrar al cliente.

Haz tus mensajes de contestador cortos, claros y concisos. No satures al usuario con demasiadas opciones, selecciona solo aquellas que son más importantes.  Se pueden filtrar los clientes con un menú secundario más detallado para dirigir mejor su llamada. Aunque sean secundarios, estos menús también deben ser breves y cordiales. No deben tener más de cinco opciones para pasar a la siguiente fase. En ocasiones, los clientes necesitan hablar con un agente por muy optimizados que estén tus mensajes. Asegúrate siempre de que el menú ofrece esa opción.

Por regla general, una centralita de teléfono básica suele tener máximo 3 mensajes (mensaje de bienvenida, mensaje de línea en espera, mensaje de horario comercial) que no superan las 150 palabras. Tus mensajes de contestador deben tener máximo 50 palabras cada uno (lo que equivale a unos 30 segundos).

Elige el locutor o locutora que represente a tu marca en tu contestador

Elegir una voz que encaje con tu marca puede ser una de las decisiones más difíciles, especialmente cuando hay varias voces buenas entre las que escoger. En Trágora ofrecemos voces para locuciones para centralitas en varios idiomas. Lo ideal es que elijas una voz de locutor o una voz de locutora cuyo estilo represente los valores de tu empresa.  Para encontrar el locutor o locutora de centralita perfecto para grabar tus mensajes de contestador, debes tener en cuenta los siguientes puntos:

  • Género
  • Franja de edad
  • Acento
  • Tono

Es conveniente que utilices la misma voz en todos los mensajes que hagas o que vayas a hacer en un futuro. Es crucial elegir un locutor o locutora que esté disponible en los próximos meses o, incluso, en los próximos años, cuando quieras actualizar tus mensajes.

Selecciona la música adecuada para tu centralita o contestador automático

¿Alguna vez has estado esperando al teléfono y una música horrible empieza a sonar tan fuerte que tienes que alejar el teléfono de tu oreja? ¿Es lo que quieres que pase con tus clientes cuando llaman? Por supuesto que no. Lo mismo que ocurre a la hora de elegir un locutor, ocurre con la música.

Es importante que el estilo de música para centralita que elijas sea identificable con tu marca. La típica música clásica ha sido reemplazada por música más personalizada, acorde al estilo de tus clientes. Si eliges una melodía concreta, mantenla. No te va a favorecer nada cambiar la música cada dos semanas si el objetivo es encontrar un sonido que identifique tu negocio. Haz que tus clientes sepan que te preocupas por ellos. Cada sonido, música o locución que utilices debe pensarse para mejorar y realzar tu imagen de marca.

Aprovecha el contestador automático para hacer marketing telefónico

Algunos de nuestros clientes, en vez de usar música durante las esperas, aprovechan para lanzar mensajes de marketing (promociones, ofertas, etc.) durante la espera. Lo mejor para esto es utilizar una voz diferente y con otro estilo a la habitual para resaltar el mensaje, ayudándote de una música de fondo que amenice la espera. Recomendamos que solo sea una promoción por llamada, de ese modo, el cliente no se confunde ni se abruma ante varios mensajes diferentes.Aprovechar al máximo las llamadas de los clientes es una manera importante de diferenciar tu negocio de la competencia. Un cliente que se mantiene a la espera es una gran oportunidad para la empresa.

Para terminar, es importante recalcar que la analítica de los resultados de tu centralita de telefóno es la que te va a decir si lo estás haciendo bien o mal. Analizar si los resultados son óptimos o no están alcanzando los objetivos te ayudará a tomar un nuevo rumbo y mejorar la atención al cliente de tu empresa.

Si deseas más información, así como demos de voces, precios y tarifas, sobre nuestros servicios de grabación de mensajes de contestador para centralitas, contacta con nosotros. Estaremos encantados de ayudarte. ¡Feliz día!